Microsoft Access es un programa de hoja de cálculo, es una herramienta estupenda para mantener y calcular pequeños conjuntos de información. Microsoft Excel es fácil de entender, crea nombres de columnas, introduce tus datos, crea fórmulas y ya estás en camino. Puedes clasificar, filtrar y dar formato a los datos de forma rápida y sencilla. Pero las hojas de cálculo no son ideales para manejar cientos de registros en los que necesitas tener «una versión de la verdad» para algo como un cliente, un contacto, o la «cosa» principal que necesitas rastrear. Es muy fácil introducir errores en una hoja de cálculo, lo que hace que el análisis, la suma y los informes sean muy difíciles. Es por ello que Access es una opción mas recomendada.
¿Que es Microsoft Access y para que sirve?
Muy sencillo, Microsoft Access es una herramienta de gestión de la información que le ayuda a almacenar información para referencia, informes y análisis. Microsoft Access te ayuda a analizar grandes cantidades de información y a administrar los datos relacionados de manera más eficiente que Microsoft Excel u otras aplicaciones de hojas de cálculo.
El valor que puede aportar cualquier base de datos es el de almacenar información relacionada en un solo lugar, y luego permitir conectar varias cosas diferentes entre sí (a veces llamadas «entidades» en el lenguaje de las bases de datos). Se almacena una versión de la verdad para cualquier cosa, como un cliente, un DVD o un pedido. Algunos de los mayores beneficios de usar una base de datos son:
1- Menos errores e inconsistencias. Mantener una versión de la verdad para las cosas que necesitas rastrear minimiza el potencial de duplicación, errores y valores inconsistentes. En el ejemplo de Excel anterior, los nombres de los clientes, los números de teléfono de contacto y los nombres de los productos se escriben mal, se transponen y se abrevian de diferentes formas. Imagine que intenta crear un informe o un gráfico en Excel que muestre una imagen precisa de sus ventas u otros indicadores clave de rendimiento.
2- Mayor productividad. Usted y otras personas que trabajan en su base de datos sólo necesitan cambiar un único registro y todas las demás cosas relacionadas con su base de datos «verán» automáticamente el cambio. En nuestro ejemplo de Excel, necesitaría cambiar cada vez que aparece el nombre de un cliente. Buscar y reemplazar no necesariamente captaría que el nombre de un cliente se escribe de seis maneras diferentes. En una base de datos, sólo hay un registro de cliente que cambiar. Todos los demás registros (pedidos, contactos, etc.) relacionados con ese registro de cliente nunca tendrán que cambiar porque están unidos al cliente.
3- Seguridad y Control. Las bases de datos proporcionan una ubicación central para almacenar, asegurar y controlar sus datos. Microsoft Access incluye la capacidad de cifrar y proteger con contraseña los archivos de la base de datos. Y con los usuarios confiando en una base de datos en lugar de hojas de cálculo de Excel separadas, puede tener un mayor control sobre el acceso a la información.
4- Mejores decisiones y conocimiento. Tal vez lo más importante es que una sola fuente de verdad en un formato estandarizado significa que usted puede obtener una mejor comprensión y tomar mejores decisiones al reportar y analizar sus datos en una base de datos. Los usuarios están familiarizados con los gráficos de Excel, y las bases de datos como Microsoft Access pueden proporcionar capacidades similares, mientras que van más allá de Excel con más poderosas tendencias históricas, agregación y filtrado de consultas.
¿Cómo usar Microsoft Access para principiantes?
Crear una base de datos desde cero
Si ninguna de las plantillas se ajusta a sus necesidades, podría empezar con una base de datos de escritorio en blanco.
- En Acceso, haga clic en Nuevo > Base de datos de escritorio en blanco.
- Escriba un nombre para la base de datos en el cuadro Nombre de archivo.
- Puede utilizar la ubicación predeterminada que Access muestra debajo del cuadro Nombre de archivo o hacer clic en el icono de la carpeta para elegir uno.
- Haga clic en Crear.
Agregar una tabla
En una base de datos, su información se almacena en múltiples tablas relacionadas. Para crear una tabla:
- Cuando abra su base de datos por primera vez, verá una tabla en blanco en la vista de la hoja de datos donde podrá agregar datos. Para añadir otra tabla, haz clic en la pestaña Crear > Tabla. Puedes empezar a introducir datos en el campo vacío (celda) o pegar datos de otra fuente como un libro de trabajo de Excel.
- Para cambiar el nombre de una columna (campo), haga doble clic en el encabezado de la columna y luego escriba el nuevo nombre.
Copiar y pegar datos
Puedes copiar y pegar datos de otro programa como Excel o Word en una tabla de Access. Esto funciona mejor si los datos están separados en columnas. Si los datos están en un programa de procesamiento de textos, como Word, utilice etiquetas para separar las columnas o conviértalos en un formato de tabla antes de copiarlos.
- Si los datos necesitan ser editados, como separar los nombres completos en nombres y apellidos, hágalo primero en el programa fuente.Abra la fuente y copie (Ctrl + C) los datos.
- Abra la tabla Access en la que desea agregar los datos en la vista de la hoja de datos y péguela (Ctrl + V).
- Haga doble clic en cada encabezado de columna y escriba un nombre significativo.
- Haga clic en Archivo > Guardar y asigne un nombre a la nueva tabla.
Importación o enlace a los datos
Se pueden importar datos de otras fuentes, o se puede enlazar a los datos de Access sin mover la información de donde está almacenada. La vinculación puede ser una buena opción si tiene varios usuarios que actualizan los datos y quiere asegurarse de que está viendo la última versión o si quiere ahorrar espacio de almacenamiento. Puede elegir si desea vincular o importar datos para la mayoría de los formatos.
Organizar los datos con el Analizador de Tablas
Puede usar el asistente del analizador de tablas para identificar rápidamente los datos redundantes. El asistente proporciona entonces una forma sencilla de organizar los datos en tablas separadas. Access conserva la tabla original como copia de seguridad.
- Abre la base de datos de Access que contiene la tabla que quieres analizar.
- Haz clic en Herramientas de la base de datos > Analizar tabla.
Si ve una casilla de verificación denominada Mostrar páginas de introducción?, marque la casilla y, a continuación, haga clic en Atrás dos veces para ver la introducción. Si no desea volver a ver las páginas introductorias, desactive la casilla ¿Mostrar páginas introductorias?
Los siguientes pasos
El resto del proceso de diseño varía dependiendo de lo que se quiera hacer, pero probablemente se quiera considerar la creación de consultas, formularios, informes y macros.
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